Con el cambio de milenio, la administración pública tuvo a bien realizar varios cambios con un objetivo principal: transformarse digitalmente, siendo consciente de que en un futuro sería muy beneficioso para todas las partes. Lo cierto es que, con el paso de los años, ha seguido introduciendo mejoras, como por ejemplo la Ley Crea y Crece.
Alineándose con los objetivos que persigue la Unión Europea, el gobierno español decidió aprobar esta legislación que acarrea diversas obligaciones para las empresas. Hoy hablaremos de una de las más importantes: la factura electrónica obligatoria. En concreto, explicaremos Qué es la Factura Electrónica Obligatoria y cómo se implementa en un negocio.
Pasos para la implementación de la factura electrónica obligatoria
Antes de implementar la factura electrónica obligatoria, conviene saber exactamente en qué consiste. Estamos ante un proceso que debe llevar a cabo toda empresa a la hora de emitir facturas, intercambiando información en tiempo real para que la administración, en caso necesario, pueda realizar las verificaciones oportunas, cerciorándose de que no se produce ninguna irregularidad, tal como especifica la Ley Antifraude.
En lo que respecta a la ley crea y crece gestión de empresas, la normativa introduce la obligatoriedad de facturar electrónicamente, llevando a cabo previamente un proceso de digitalización del negocio en cuestión para reducir la morosidad, amén de alcanzar otros objetivos que se detallan en dicha ley.
Retomando lo referente a la digitalización, es reseñable que este tipo de transformación empresarial abarca varios pasos, pero en próximas líneas nos centraremos únicamente en lo referente a la factura electrónica obligatoria. Con tal de implementarla, en primer lugar es aconsejable evaluar el estado en el que actualmente se encuentra la infraestructura tecnológica del negocio.
Por ejemplo, si la empresa ya dispone de un ERP –sistema de planificación de recursos empresariales-, el proceso a realizar es mucho más ágil y sencillo. Sin embargo, lo más habitual es que haya importantes carencias tecnológicas en el negocio, las cuales deben ser subsanadas para que la implementación pueda tener lugar de manera exitosa.
Acto seguido, llega el momento de elegir el software que utilizarás para remitir las facturas electrónicas a los clientes, independientemente de si son particulares o se trata de otros profesionales. En los dos casos, la Ley Crea y Crece obliga a proporcionarles facturas en formato digital, para lo que necesitarás un software específico.
Afortunadamente, en la actualidad son numerosas las soluciones informáticas que existen. Es por ello que no tendrás dificultades a la hora de dar con la más adecuada y que ofrezca una muy buena relación calidad-precio.
Como hemos dicho antes, la evaluación previa puede derivar en la conclusión de que el negocio ya dispone de soluciones tecnológicas compatibles con la factura electrónica obligatoria, como por ejemplo un software de facturación. En tal caso, has de cerciorarte de que ambos sistemas se conectan correctamente para el intercambio de información en tiempo real no solo entre ellos, sino también hacia la administración pública.
Una vez interconectadas todas las soluciones informáticas de las que dispone el negocio, así como el hardware –principalmente impresoras por si es necesario imprimir en formato físico alguna factura en concreto-, toca realizar pruebas para asegurarte de que el funcionamiento es correcto.
Si contratas a una empresa especializada, los profesionales que forman parte de su equipo te entregarán un producto 100% funcional y verificado. Por el contrario, si te encargas tú de efectuar el proceso, tendrás que comprobar que el ERP se conecta con Hacienda y las facturas se emiten a la dirección indicada de forma automática, sin necesidad de que deba intervenir manualmente un empleado de tu negocio.
Supongamos que las pruebas han sido exitosas. De ser así, habrá llegado uno de los pasos más importantes que se resume en tres palabras: fase de capacitación. El objetivo consiste básicamente en conseguir que el departamento de contabilidad sea capaz de tratar con el ERP, el software de facturación y cualquier tipo de solución informática pensada para llevar a cabo la factura electrónica obligatoria que exige la Ley Crea y Crece.
Por último, asegúrate de que estos softwares se actualizan con regularidad. Los equipos de desarrollo lanzan constantemente parches que corrigen algunos errores que podrían derivar en problemas de mayor o menor gravedad. Es por este motivo que conviene mantenerlos actualizados, un proceso que puedes automatizar para que no se te pase por alto y la facturación electrónica se vea comprometida.
Ahora que ya sabes qué es la factura electrónica obligatoria y cómo se implementa en un negocio, ha llegado el momento de pasar a la acción: haz los cambios necesarios para transformar digitalmente tu empresa y beneficiarte enormemente de ello. Desde el minuto uno notarás un aumento de la productividad, así como una menor contaminación, factor que agradecerá enormemente el medio ambiente que, en pleno 2025, se encuentra en un estado que deja mucho que desear.
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