Los autónomos españoles deberán emitir facturas electrónicas en el futuro. Después de aprobarse Verifactu, que los profesionales por cuenta propia deberán cumplir a partir de julio de 2027, el Gobierno implantará la factura electrónica para autónomos 24 meses después de la publicación de la norma definitiva en el BOE, paso que aún está pendiente.
A pesar de ello, los autónomos tienen que empezar a prepararse para dar este paso en su facturación y conocer qué requisitos deberán cumplir a la hora de emitir todas y cada una de sus facturas entre clientes profesionales y empresas.
De este modo, una de las cosas que hay que tener claro es que enviar un PDF por correo no es mandar una factura electrónica. Según reza el reglamento, las facturas electrónicas deben tener un formato estructurado y validado por la Agencia Tributaria.
A pesar de que se lleva mucho tiempo hablando de facturación electrónica, la confusión sigue siendo un denominador común entre los autónomos, ya que muchos siguen creyendo que el documento que envían en la actualidad, como se hace vía email y se abre en el ordenador, cumple con los requisitos.
Pero esto es así. La factura electrónica para autónomos exige mucho más: códigos QR, huellas digitales y encadenamiento de registros. No cumplir con los requisitos podría conllevar sanciones de hasta 50.000€.
¿Cuál es el objetivo de la factura electrónica? ¿De dónde procede? ¿Qué obligaciones implica? Si tienes dudas sobre ella, sigue leyendo. Te explicamos todo lo que cualquier autónomo debe saber sobre la factura electrónica y la ley creación de empresas.
Qué es la Ley Crea y Crece y qué tiene que ver con la factura electrónica
La Ley de Creación de Empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, introduce la obligación de la factura electrónica en las relaciones entre empresas y profesionales. Según la información del reglamento, estas facturas deben ser archivos estructurados (XML, Facturae) y garantizar los siguientes requisitos: la inclusión de un código QR con información fiscal de la factura; una huella digital (hash SHA-256) para garantizar su inalterabilidad, y las facturas deben ser encadenadas para asegurar la trazabilidad.
Con estas características, está claro que una factura en PDF exportada de una hoja de cálculo no cumple. Para ello, los autónomos deberán utilizar un software certificado que garantice el cumplimiento de todos estos requisitos. De lo contrario, la Agencia Tributaria puede considerar que el sistema no es válido y aplicar sanciones.
¿Quién debe emitir factura electrónica?
Otra de las dudas más frecuentes relacionadas con la llegada de la factura electrónica entre los autónomos es si la normativa afectará a todos los autónomos o no. Sobre esta pregunta, hay que aclarar dos puntos.
Por un lado, la factura electrónica ya es obligatoria para empresas y autónomos que facturan a Administraciones Públicas (ayuntamientos, organismos públicos…) desde la Ley 25/2013. Sin embargo, la Ley Crea y Crece da un paso al respecto al regular las operaciones entre entre autónomos y empresas (B2B).
Al respecto, la Ley Crea y Crece señala que, en primer lugar, las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros deberán emitir facturas electrónicas un año después de la publicación de la Orden Ministerial, paso que todavía no se ha dado. Por su lado, el resto de empresas y autónomos tendrán un año adicional, lo que supone un total de 24 meses.
Con esta medida, el Gobierno tiene el objetivo de reducir el fraude fiscal y modernizar la gestión administrativa del tejido empresarial español. De ahí, la obligación de que las facturas electrónicas del futuro que hagan los autónomos permitan tener una trazabilidad total y, así, conocer el estado del pago de las mismas, ya que cada una de ellas incluirá alguno de los siguientes tres estados de pago:
- Emitida: el documento entra en el sistema oficial y queda registrado con fecha exacta de creación.
- Aceptada o rechazada: el receptor confirma su conformidad en un plazo máximo de cuatro días naturales desde la recepción.
- Pagada: cualquiera de las dos partes declara la fecha exacta del cobro efectivo, cerrando así el ciclo de la operación.
¿Cómo prepararse para el cambio?
A la hora de adelantarse a este cambio que va a suponer una revolución en el ámbito de la facturación en España, lo primero que hay que hacer es elegir un software certificado que emita facturas electrónicas y, al mismo tiempo, que cumpla con Verifactu, algo que los ERP como Cegid hacen sin problema. A continuación, es el momento de formarse en el uso de estas herramientas y probar para cerciorarse de que la solución escogida se adapta a las necesidades de cada autónomo.
Aunque parezca que va a complicar la vida de los autónomos, su objetivo es todo lo contrario. Es una iniciativa para reducir la morosidad y aumentar las garantías de los autónomos en lo que se refiere a sus cobros. No lo dudes y empieza a digitalizar tu facturación para ser más competitivo.
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